1. Mở đầu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nhiều nhà thầu nước ngoài tham gia các dự án xây dựng, dầu khí và dịch vụ khác tại Việt Nam. Để thuận lợi trong việc quản lý và điều hành hợp đồng, pháp luật Việt Nam cho phép thành lập Văn phòng điều hành (VPĐH). Đây là một mô hình đặc thù, khác biệt so với văn phòng đại diện và chi nhánh, đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về địa vị pháp lý, điều kiện thành lập và cơ chế thực hiện nghĩa vụ thuế.
2. Địa vị pháp lý của Văn phòng điều hành
Văn phòng điều hành là đơn vị phụ thuộc của nhà thầu nước ngoài, không có tư cách pháp nhân, được thành lập với mục đích điều hành hợp đồng đã được cấp phép chứ không nhằm mục đích kinh doanh độc lập.
So với văn phòng đại diện, VPĐH có phạm vi hoạt động gắn liền trực tiếp với hợp đồng nhà thầu, nhưng lại bị giới hạn hơn chi nhánh doanh nghiệp vì không được tự do triển khai kinh doanh ngoài phạm vi hợp đồng.
3. Điều kiện và thời hạn hoạt động
Nhà thầu nước ngoài chỉ được lập VPĐH khi:
-Đã trúng thầu hoặc ký hợp đồng với chủ đầu tư/tổ chức Việt Nam trong các lĩnh vực như xây dựng, dầu khí hoặc lĩnh vực liên quan;
-Hợp đồng tuân thủ pháp luật Việt Nam;
-Có nhu cầu thực sự để điều hành và quản lý việc thực hiện hợp đồng tại Việt Nam.
Thời hạn hoạt động của VPĐH gắn liền với thời hạn hợp đồng hoặc gói thầu. Khi hợp đồng kết thúc, VPĐH phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động và thanh lý theo đúng quy định.
4. Cơ chế thực hiện nghĩa vụ thuế
Nhà thầu nước ngoài có thể lựa chọn một trong ba phương pháp thực hiện nghĩa vụ thuế tại Việt Nam:
4.1. Phương pháp kê khai (khấu trừ)
-Điều kiện: Có cơ sở thường trú hoặc là đối tượng cư trú tại Việt Nam; hợp đồng từ 183 ngày trở lên; áp dụng chế độ kế toán Việt Nam và đăng ký mã số thuế.
-Đặc điểm: Tự kê khai, hạch toán doanh thu – chi phí và nộp thuế như doanh nghiệp Việt Nam.
-Ưu điểm: Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, minh bạch tài chính, tạo lợi thế hợp tác lâu dài.
-Hạn chế: Yêu cầu tuân thủ kế toán chặt chẽ, thủ tục phức tạp.
4.2. Phương pháp trực tiếp
-Điều kiện: Không có cơ sở thường trú, thời hạn hợp đồng dưới 183 ngày, không áp dụng kế toán Việt Nam.
-Đặc điểm: Bên Việt Nam khấu trừ và nộp thay; thuế tính theo tỷ lệ cố định trên doanh thu.
-Ưu điểm: Thủ tục đơn giản, nhanh gọn.
-Hạn chế: Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dễ thiệt hại nếu chi phí thực tế cao.
4.3. Phương pháp hỗn hợp
-Đặc điểm: Chỉ kê khai thuế GTGT để được khấu trừ, còn thuế TNDN vẫn nộp theo tỷ lệ trên doanh thu.
-Ưu điểm: Tận dụng được khấu trừ thuế GTGT, không phải hạch toán chi phí TNDN.
-Hạn chế: Thuế TNDN có thể cao hơn so với thực tế nếu chi phí lớn.
5. Lựa chọn phương pháp phù hợp
-Hợp đồng dài hạn, có bộ phận kế toán: nên chọn Phương pháp kê khai.
-Hợp đồng ngắn hạn, không có tổ chức tại Việt Nam: nên chọn Phương pháp trực tiếp.
-Muốn khấu trừ VAT nhưng không muốn kê khai TNDN: nên chọn Phương pháp hỗn hợp.
6. Kết luận
Văn phòng điều hành là một cơ chế linh hoạt để nhà thầu nước ngoài triển khai dự án tại Việt Nam. Tuy không có tư cách pháp nhân độc lập, VPĐH đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối và giám sát hợp đồng. Việc lựa chọn phương pháp thuế phù hợp sẽ giúp nhà thầu vừa tuân thủ pháp luật Việt Nam, vừa tối ưu nghĩa vụ tài chính. Để hoạt động hiệu quả, các nhà thầu cần nắm vững quy định về điều kiện thành lập, thời hạn hoạt động và cơ chế kê khai thuế, từ đó đảm bảo minh bạch và tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài với đối tác Việt Nam./.
(3-9-2025)
—
Tham khảo văn bản các lĩnh vực:
-Về thành lập VPĐH: Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Dầu khí và nghị định hướng dẫn.
-Về thuế: Thông tư 103/2014, Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 80/2021, Thông tư 86/2024.
-Về hóa đơn, chứng từ: Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025, Thông tư 32/2025.
-Về pháp lý so sánh: Luật Thương mại 2005, Luật Doanh nghiệp 2020.