Trong xã hội hiện đại, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể tự mình thực hiện mọi công việc hay giao dịch. Ủy quyền ra đời như một công cụ pháp lý thiết yếu, cho phép cá nhân và tổ chức trao quyền cho người khác nhân danh mình hành động, qua đó đảm bảo sự linh hoạt, hiệu quả và liên tục cho các hoạt động dân sự và thương mại.
Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn cảnh, từ khái niệm cơ bản đến những quy định chi tiết, giúp bạn đọc hiểu rõ và vận dụng đúng đắn chế định ủy quyền trong thực tế.
1. Bản chất của ủy quyền: trao “quyền” nhưng giữ lại “trách nhiệm”
Để hiểu đúng bản chất, chúng ta cần phân tích từ gốc rễ:
Ủy: có nghĩa là giao phó, phú thác.
Quyền: là thế và lực hợp pháp để định đoạt, sai khiến hoặc hưởng thụ.
Như vậy, ủy quyền là việc giao cho người khác quyền thay mặt mình thực hiện một công việc trong phạm vi nhất định.
Một nguyên tắc cốt lõi và bất biến trong cơ chế này là: chỉ có ủy quyền, không có ủy nghĩa vụ. Trách nhiệm cuối cùng đối với công việc vẫn thuộc về người ủy quyền. Người được ủy quyền chỉ hành động nhân danh người ủy quyền, và người ủy quyền phải chịu trách nhiệm về hành vi của người đại diện.
Quan hệ ủy quyền về bản chất là một quan hệ đại diện, tạo ra một mối liên kết ba bên: (1)Người được đại diện (Bên ủy quyền); (2)Người đại diện (Bên được ủy quyền); (3)Bên thứ ba (Người giao dịch với người đại diện).
Mọi giao dịch do người đại diện xác lập trong phạm vi ủy quyền đều làm phát sinh quyền và nghĩa vụ trực tiếp cho người được đại diện đối với bên thứ ba.
2. Hình thức và chủ thể của ủy quyền
Ủy quyền có thể được thực hiện bởi cả cá nhân và pháp nhân (doanh nghiệp, tổ chức). Đáng chú ý, người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi cũng có thể làm người đại diện theo ủy quyền, miễn là pháp luật không yêu cầu giao dịch đó phải do người từ đủ 18 tuổi thực hiện.
Trong doanh nghiệp, bên cạnh đại diện theo pháp luật, người đứng đầu có thể ủy quyền cho cấp dưới hoặc người khác thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng. Khi đó, giấy ủy quyền là văn bản bắt buộc phải xuất trình.
Việc ủy quyền được thể hiện qua hai hình thức chính: (1)Hợp đồng ủy quyền: Đây là sự thỏa thuận giữa hai bên. Hợp đồng có thể là không có thù lao (thường mang tính tương trợ, giúp đỡ trong các việc đơn giản) hoặc có thù lao nếu các bên có thỏa thuận (thường áp dụng cho công việc phức tạp, đòi hỏi chuyên môn như ủy quyền cho luật sư tham gia tố tụng); (2)Giấy ủy quyền (Hành vi pháp lý đơn phương): Đây là hình thức mà bên ủy quyền đơn phương trao quyền cho bên được ủy quyền mà không cần sự đồng ý của bên nhận ủy quyền.
Quyền và Nghĩa vụ cơ bản trong Hợp đồng ủy quyền
Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.
Ủy quyền có thù lao: Hợp đồng được xem là có đền bù nếu các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định về việc trả thù lao. Điều này thường áp dụng cho các công việc đòi hỏi nhiều công sức. Ví dụ điển hình là việc ủy quyền cho luật sư tham gia tố tụng dân sự.
Ủy quyền không có thù lao: Nếu không có thỏa thuận hoặc quy định khác của pháp luật, hợp đồng ủy quyền được xem là không có đền bù. Đây là dạng hợp đồng mà người được ủy quyền thực hiện công việc mà không nhận thù lao, thường mang tính chất giúp đỡ, tương trợ cho các công việc đơn giản.
Nghĩa vụ và Quyền của các bên:
Nghĩa vụ của bên được ủy quyền:
Thực hiện công việc theo phạm vi ủy quyền và báo cáo lại cho bên ủy quyền.
Thông báo cho bên thứ ba về phạm vi và thời hạn ủy quyền.
Bảo quản tài liệu và phương tiện được giao.
Giữ bí mật các thông tin liên quan.
Giao lại tài sản và lợi ích thu được cho bên ủy quyền.
Bồi thường thiệt hại nếu vi phạm nghĩa vụ.
Quyền của bên ủy quyền:
Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo về tiến độ công việc.
Yêu cầu giao lại tài sản và lợi ích thu được.
Được bồi thường thiệt hại nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ.
3. Giới hạn của ủy quyền
Mặc dù linh hoạt, pháp luật Việt Nam đặt ra những giới hạn nghiêm ngặt, không cho phép ủy quyền trong các trường hợp đòi hỏi sự hiện diện và trách nhiệm cá nhân trực tiếp của người thực hiện. Việc nắm rõ các giới hạn này là vô cùng quan trọng để tránh rủi ro pháp lý.
Các công việc không được phép ủy quyền:
Lĩnh vực Hộ tịch – Nhân thân:
Đăng ký kết hôn: Cả hai bên phải có mặt trực tiếp tại cơ quan nhà nước.
Công chứng di chúc: Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng.
Đăng ký nhận cha, mẹ, con: Các bên liên quan phải trực tiếp có mặt.
Yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2: Cá nhân phải tự mình làm thủ tục.
Lĩnh vực Tố tụng:
Thủ tục ly hôn: Vợ, chồng không được ủy quyền cho người khác thay mình tham gia tố tụng mà phải trực tiếp có mặt tại Tòa án.
Ủy quyền lại trong tố tụng hành chính: Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người thứ ba.
Tố cáo: Phải do chính người tố cáo thực hiện bằng đơn hoặc trình bày trực tiếp.
Lĩnh vực Tài chính – Kinh doanh:
Gửi tiền tiết kiệm: Người gửi phải trực tiếp giao dịch tại tổ chức tín dụng.
Ký hợp đồng kinh doanh bất động sản: Không được ủy quyền cho bên hợp tác, liên doanh ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản.
Thành viên HĐQT tổ chức tín dụng: Không được ủy quyền cho người không phải là thành viên HĐQT để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Những người không được làm người đại diện:
Ngoài các công việc bị cấm, pháp luật cũng quy định một số cá nhân không được làm người đại diện để tránh xung đột lợi ích, đặc biệt trong tố tụng dân sự và hành chính. Một người không thể làm đại diện nếu họ có quyền lợi đối lập với người được đại diện trong cùng một vụ việc.
Trong tố tụng dân sự: Một người không được làm đại diện nếu họ cũng là đương sự và có quyền lợi đối lập với người được đại diện, hoặc nếu họ đang là đại diện cho một đương sự khác có quyền lợi đối lập trong cùng vụ việc.
Trong tố tụng hành chính: Tương tự, một người không được làm đại diện nếu là đương sự có quyền lợi đối lập hoặc đang đại diện cho một đương sự khác có quyền lợi đối lập trong cùng vụ án.
Kết luận
Ủy quyền là một chế định pháp lý quan trọng, phản ánh sự năng động của các mối quan hệ xã hội và kinh tế. Nó là công cụ giúp các giao dịch diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, giá trị của ủy quyền chỉ được phát huy khi được sử dụng đúng cách, đúng phạm vi.
Việc pháp luật đặt ra các giới hạn không phải để gây khó khăn, mà là để bảo vệ tính nghiêm túc, trung thực và trách nhiệm cá nhân trong những lĩnh vực đặc thù. Hiểu rõ bản chất “trao quyền, không trao trách nhiệm” cùng với việc nắm vững các trường hợp bị cấm ủy quyền là chìa khóa để mọi cá nhân và doanh nghiệp có thể tự tin vận dụng công cụ này, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có./.
Văn bản áp dụng:
– Điều 562, 565, 568 Bộ luật Dân sự 2015: khái niệm, quyền và nghĩa vụ của các bên.
– Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015: cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho nhau; người từ 15–18 tuổi cũng có thể là người đại diện theo ủy quyền trong phạm vi luật cho phép.
– Điều 85 Bộ luật Dân sự 2015: đại diện của pháp nhân có thể theo pháp luật hoặc theo ủy quyền.
– Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020: đại diện theo ủy quyền của cổ đông/tổ chức.
—